HR須知：員工違紀的正確處理方式

在企業日常管理中，員工違紀行為時有發生，如果處理不當，往往就會引起員工的怠工、向相關行政主管部門投訴、或提起仲裁和向法院起訴等行為，進而可能會使企業受到直接、間接的經濟損失。

所以，如何妥善處理員工違紀這樣易于引發勞動糾紛的問題，是非常重要的，今天我們將與大家分享一些此方面的處理技巧，希望對大家有所裨益。

處理依據應“有法可依”

如何判斷員工行為是否違紀呢？除了相關法律法規之外，最直接、最主要的判斷標準當然是公司內部規章制度，因此，規章制度的合法性、合理性以及實操性在判斷員工是否違紀及公司有權對其作如何處理方面尤為重要，也是公司能否依此向員工主張損害賠償或解除勞動合同關系的關鍵因素。

法律規定

《勞動合同法》第四條

用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。

在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。

用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。

規定解讀

企業有自己的用工管理自主權，但需同時做好相應的規章制度。

相關規章制度的制訂除需按照《勞動合同法》第四條規定依法履行民主程序外，還應依法向勞動者告知或公示，并注意保留履行民主程序及告知的相關證據，否則根據相關法律規定，日后發生糾紛時，該等規章制度將對違紀員工沒有法律約束力。

此外，更重要的是，規章制度內容要明確、具體、合法、合理，并具備可操作性(即根據不同行業、不同部門、不同崗位的實際情況及特性制訂不同的管理制度，并做到細化和量化的標準)，對于相關法律、法規規定的諸如“嚴重”、“重大”有明確量化。

操作建議

當發現員工出現違紀行為時：

1、首先，應注意核實是否有員工違紀的相關證據，如否，需先進行相關證據的搜集，并且及時將證據保留存檔，為將來產生損害賠償或解除勞動合同關系等提供證據支持；

2、其次，查看相關規章制度或管理規定，以確定是否具備可對該員工該等行為進行處罰的相關“依據”（前提是該等規章制度必須依法履行了民主程序并向勞動者進行了告知）；

3、如沒有相關規章制度“依據”，需進一步核實是否具備相關法律法規“依據”。

綜上，當員工出現違紀行為時，企業首先要做的，應該是確定是否“有法可依”，即是否具備對該違紀員工進行處罰的相關法律依據或規章制度依據，這是前提。

處理方式應“先禮后兵”

為避免矛盾激化而導致更高的風險，處理違紀員工時，要先經過調查、訪談，以判定員工是否有過錯，是否構成違紀。在經過調查確定員工構成違紀并決定對員工做出處理時，建議先由相關責任人和員工做一次面談，將處理決定和理由向其作充分說明。

面談注意事項

1、在與違紀員工面談時，可先肯定違紀員工的優點，從而引出其缺點與錯誤所在，并且加以批評教育；

2、在指出違紀員工錯誤行為時，要有相關的事實證據或理由及相關法律、規章制度依據，以讓其心服口服；

3、要注意防止員工因情緒激動當場撕毀相關證據，故面談時不要向違紀員工提供證據原件；

4、注意選擇面談的時機，控制談話的過程，和控制時間及注意員工的情緒，最大化地避免矛盾激化；

5、面談時要努力傾聽對方并做出適當的反應，但不要輕易做出任何非面談人職責范圍內的承諾或確認；

6、需注意避免員工就面談內容進行錄音，對相關材料進行拍照。

事件調查

在對員工違紀行為進行調查分析時，要通過多渠道調查了解真實情況，必要時建議由相關證明人就其陳述內容進行書面確認。同時，還應注意給當事人機會以說明經過原委，給予其申訴辯白的機會，并盡量要求其出具書面確認文件。對于不是很配合的違紀員工，可考慮對其進行電話錄音。

綜上，在對員工違紀處理時，為了避免在日后雙方產生糾紛時，企業處罰依據合法條件缺失、違紀證據不充分等問題，企業應當在日常管理過程中設置詳細有效的規章制度，并且依法予以公示；對違紀處理程序形成可行性的書面文件；并保留相關證據，以實現公司的高效管理，并控制企業的用工風險。