避免措手不及的辦法是建立部門內部的溝通系統，以使主管掌握每一個情報。但是，基層員工常常并不擁有良好的溝通技能，很多人也不把與管理層的溝通視為自己職責中的一部分。主管 必須告訴這些員工溝通的重要性，以及他們在提供必要信息方面的作用。主管就是他們的老師。

 下面的程序會使基層員工成為更有效的溝通者：

1.告訴基層員工為什么那些需要他們提供的信息是必要的。不僅要告訴他們獲得信息的原因，還要使員工認識到自己對組織的價值。

2.具體說明需要什么樣的信息。如果你對你所希望的東西沒說清楚，你最后所得到的必定也是模棱兩可的信息。

3.在盡可能的情況下使用事先打印好的表格，它使員工更容易提供必要的資料。在表格中的空欄里填寫信息，要比白手起家寫出一份完整的報告簡單的多。

4.確保員工知道他們從哪里以及如何獲得自己需要提供的信息資料。

5.確保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的資料后，卻不加分析或根本不曾閱讀，員工很快就會知道自己是在做無用功。

6.當報告遲交時很快作出反應。讓員工知道拖延是一個很嚴重的問題(如果員工有辯解 要仔細傾聽，或許你需要在什么地方做些“修補”，可能這名員工未能按時完成報告的原因在于另一名員工未能及時提供必要的材料)。

7.敞開你的大門。要讓員工感到他們能在未釀成嚴重問題之前，向你說明初露頭角的問題所在。

8.讓員工知道你在利用他們所提供的信息，并向他們表示感謝。比如，在恰當的時候， 向他們表達：“安吉斯，我知道你上周處理了200多份訂購單。干得真不錯!我們的業務量在不斷增長。也許需要給你們配制一些速度更快的計算機了。”