如何建立企業人才庫?怎樣才能用活人才庫?

　　無論做什么事情，都應未雨綢繆，方可有備無患，反之，則會束手無策?，F在無論是外企，還是國企、民企，都意識到人才庫的重要性，也都或多或少的在做這方面的努力。如企業擁有高效完備的人才庫，當崗位出現空缺時，就能夠迅速從人才庫中找到合適的人才，提高招聘效率。但真正做的好的卻并不多。那么企業如何系統有效的建立人才庫，用活人才庫呢?

　　一、 就企業應如何建立人才庫，建議如下：

　　1確定人才儲備類型

　　在確定人才儲備類型前，要對企業需要的人才進行預測，預測可從兩方面著手：1、根據企業戰略發展規劃，預測人員需求狀況;2、分析企業以往的離職規律(包括離職時間規律、離職原因類型規律等)，對企業未來人員流動做出預測。

　　做好人才預測后，便可以確定目標崗位。

　　一般來說，企業目標崗位包括：

　　1、企業關鍵崗位：如企業高管、研發、設計人員等，企業關鍵人員處在必不可少的位置，要相對保持穩定。

　　2、人員流動量大的崗位：如電話營銷、車間員工等，這些崗位本身容易造成職業疲勞，因此流動量大。

　　3、不可替代性大的崗位：如品牌管理、機器維修人員等，這些崗位對知識、技能、經驗要求比較高，人員一旦流失，難以很快找到合適的人員替代。

　　識別目標崗位，HR應充分與企業管理層溝通，認真分析《崗位工作標準》，確定人才儲備類型。一般來說，企業人才儲備類型包括：

　　1、接班人：根據公司戰略，不斷培養后備管理干部和技術骨干，建立人才梯隊。

　　2、可替代人員：對于人員流動較頻繁的崗位，可在業務相近的敢為選擇部分員工進行培養，以避免人員離職造成崗位真空。

　　3、儲備人員：為實現企業業務迅速擴張、員工突然離職不能及時補充，具備一定規模的企業可以在人員定編外，在某些崗位安排少量富余員工，輔助正式編制人員業務。

　　2確定入庫類型

　　一般來說，入庫類型包括：

　　1、面試優秀但因某些原因未錄用的人員;

　　2、錄用未報到的人員;

　　3、預約但因某些原因未面試的或未參加面試的(匹配度較高的);

　　4、離職的優秀員工;

　　5、同行業儲備。

　　3錄入信息，建立人才庫

　　入庫人員信息包括：

　　人員編號、姓名、出生年月、性別、畢業學校，家庭住址，學歷、專業、開始工作時間、面試時間、面試官、未達成意向原因、聯系電話、微信、QQ等;目前工作崗位、地點、最新跟蹤日期、目前求職意向、簡歷鏈接等。

　　一般來說，建立一個Excel表格管理即可，有的企業則采用ERP系統進行管理。

　　4定期更新維護人才庫

　　人才庫的定期維護要做好以下工作：1、給入庫人才發送入庫通知郵件;2、給重要人才在重大節日發送節日祝福郵件;3、定期跟蹤了解工作近況、近期求職意向、最新聯系方式等;4、對于資料不準確、無法聯系等人員可淘汰，也可將入庫人員推薦給別的企業進行人才交換。

　　二、就人才庫利用，建議如下

　　在人才庫的問題上，最首要的一點是使用系統來維持這些數據。無論是用CRM管理也好，還是用各種HR的體系去管理也好，第一點就是要用系統來管理。在公司，我們用自己的招聘系統來管理數據。在這個過程中我聽到了很多員工的反饋，他們說建立人才庫系統只要能滿足一些基本功能的需求就行，比如關鍵詞檢索、分類檢索(按職位、工作年限等)。我也曾向我的團隊說過，過去你可能只是招聘十幾個、二十幾個職位，在一段時間內你能夠憑記憶力去記住這些你面試過的候選人，但現在我們的招聘工作會分布在五大區域中，一年大概要招四、五百個人，這樣的招聘量是無法單憑人的記憶去管理的。所以說建立人才庫必須要有一個數據庫去管理這樣一個系統才能保證它的有效性。

　　剛才談到過，你籌劃的所有資源是一方面，你面試的候選人是一方面，包括離職的員工也是一方面。當我們有職位空缺出現，甚至需要與一些已經離職的員工聯系，詢問他們是否有再回到公司的意愿。我們注意到，公司的離職再雇傭的案例大概占到了10%，當然每個企業的文化不一樣，有的企業堅決不用再雇傭的這種資源，但在公司我們是歡迎離職員工再回來的。所以如果有了這樣的數據庫，HR就能在第一時間做出向業務主管給出候選人方面的反饋，并將職位空缺的填補時間縮短到合理的范圍;反之，如果沒有數據庫，守株待兔將會拉長招聘的時間。

　　第二點，但凡面試過的候選人都一定要有面試記錄，并且要保存所有的面試記錄。我們要把這些記錄放到聯網的人才庫中去，如此一來，整個公司就能擁有共享的資料庫。我在這個區域面試過的人，可以分享給其他區域的HR，某些人可能不適合我這里的職位，卻適合其他地方的職位。面試記錄的保存將在日后的工作中大大節省時間成本和人力成本，提高工作效率。

　　第三點，建立人才庫后要有一套內部規程來確保它的完整執行。如果建立了人才庫卻沒有人使用，那就等于是無用功，因此我們要建立一套相應的規程。比如說在review時你首先要到人才庫里去找有沒有合適的候選人，把這樣的流程納入到日常的管理工作中，人才庫才能真正實現它的價值，并獲得大家的認可。

　　第四點，不要遺忘內部候選人。這一點是我之前反復強調的，內部候選人是非常重要的來源，與內部候選人的良好互動能實現企業內部的流轉，對于人力資源戰略大有裨益。如何去調動這方面的資源，是很重要的課題。

　　第五點，用任何可能的方式來助力人才庫資源的拓展。我一直很欣賞一種做法，當你在面試后，如果這位面試者并不合適，你主動向他征求是否有其他不錯的人選推薦。這種辦法很容易實現，如果我們把它變為一種日常必須的工作，那也會在很大程度上增進人才庫的來源。

　　最后一點，在內部、外部發展更多的代言人。我之前提到過，HR的招聘工作不是一個人的戰斗。我們需要更多地讓全體員工參與其中，甚至是一些外部機構的人員也參與進來。在某理工大學的合作項目中，我就深刻地體會到，大學校園中的教授資源是非常值得關注的。因為這些理工大學的校長、專業導師包括那些專業的老師，他們不止在做教學，還有不少的校企合作。公司最近也在和XX理工大學合作，XX理工大學和三大汽輪機的主機廠都有合作，他們就能掌握不少相關的人才資源，如果把這些資源都有效利用起來，就能成為不錯的候選人來源。

　　這些都是建立人才庫的主要渠道，完成前期工作的籌劃后再建體系。用CRM或者其他的體系，哪怕只是公司內部最簡單的excel數據庫，無論它剛開始有多么簡陋，只要把它建起來、用起來，最終能實現人才庫構建的目的，對企業招聘起到幫助，那就是可行的。

　　當然，很多人也會問：建立人才數據庫這樣一項龐大的工程，要如何去著手?我覺得首先要找到招聘需求最大的幾個部門或方向，有了“主攻點”就能把主要的精力投放在上面。因為一個人不可能在每一個細節上都有百分之百的精力投入，如果將80%的精力都放在解決決定性的問題上，那無疑就是邁向成功的第一步。

　　總之，建立并有效維護企業人才庫，既能為企業戰略發展提前做好人才儲備，也能緩解企業員工高流動帶來的被動局面，使企業的主要業務得以順暢的延續。一個企業的招聘工作能否做到位，關鍵在于企業人才庫建設，企業人才庫是企業的“人力資源池”，值得企業及HR重視。