不能悶著也不能瞎噴,開會時,如何讓每個人都管好自己的嘴?
為了這次會議,你們準備了好幾個小時——明確的會議目的,緊湊的會議議程,還把相關材料提前發給了參會者。
終于,大家把手機調到了靜音模式,準備開始開會了。
在對第一個問題討論了10分鐘后,有人開始跑題了。雖然他說的內容挺有趣,但是和這次開會內容幾乎沒什么關系。接著,另一個人跳進來解釋,就這樣,兩個人你一言我一句地越跑越遠。其他人呢,面面相覷,默不作聲。
20分鐘過去了,這場會議沒有取得任何實質性進展。
對于這樣的一幕,我們每個人都不陌生。不論是在一小時的部門例會,還是連續幾天的公司會議,這樣的情景總是反復上演。
開會過程中,當有人跑題或是打亂會議進程,我們的第一反應往往是“懶得管”。這樣一來,就在無形中縱容了會議的低效和愚蠢。而當領導或者其他同事意識到了這種情況,想要試圖干預時,往往已經過去了一段時間(因為他們想等待一個相對理想的干預時機),他們通常會說——“這個話題很有趣,但咱們還是先回到正軌上吧?”如此一來,會議氛圍多少都會有些尷尬,大家也沒了之前的熱情。
那么,該怎么辦呢?針對這一難題,有個簡單的解決方案:“水母”(Jellyfish)。沒錯兒,就是那種在海洋中存在了數百萬年,沒大腦、沒血液、沒心臟,看起來還有點好笑的生物。我們要用這個詞來預防開會跑題。
在會議一開始,你要介紹“水母規則”:如果參會者覺得討論內容跑偏或者過于糾纏細枝末節,那么就可以用“水母”這個詞來表達意見——只要簡單地說“水母”或者“我想現在是水母時間”,再或者是“咦,我看見一個水母游過。”
這些都是在提醒說話人“你為什么不在會后談論這些事呢?我們想讓會議回歸正軌。”
可是,世界上形形色色的事物那么多,為什么偏偏選擇了“水母”(Jellyfish)呢?
首先,它很安全。“水母”(Jellyfish)一詞簡單有趣,如果在會議一開始就講清楚了,那么它不僅能實現非常好的干預效果,而且還能避免讓說話者感到氣惱。當然,你也可以用其他有趣的詞,只是“水母”這個詞我們已經用了好幾年,發現所有同事甚至是整個公司都很快接受了它。
第二,它很方便。也許會議召開人或引導者會最先使用這個詞,但最好是鼓勵每個人都自在地使用這個詞。任何人都可以如此發問:“這感覺像是水母,同意么?”同時這也會督促每位發言者都要高效地利用會議時間。
第三,它提升了自覺意識。當參會者知道會有“水母”出現時,他們會有意識地將談話內容聚焦于會議重點,而不是隨便發表觀點。另外,我們還發現,很多發言者還會主動叫停,意識并承認自己帶來了“水母時間”。
只要是團隊會議,總會有人肆無忌憚地跑題或者陷入對細枝末節的糾纏中。在數十年幫助客戶開展高效會議的過程中,我們發現“水母”是讓開會優質、高效的最好方法之一。